Основы функционирования систем управления доступом весьма просты. В целом на аппаратном уровне все системы в значительной степени делают одно и то же. Они имеют один центральный компьютер (один или несколько серверов связи), один или несколько контроллеров доступа, и много приборов иерархии низшего уровня с сотнями или даже тысячами входов и выходов тревоги. Центральный компьютер хранит информацию об управлении системой, о конфигурировании ее приборов, о введенных карточках и т.д. Контроллер принимает решение о разрешении доступа и загружает в удаленный компьютер информацию от считывателей и тревожных извещателей для мониторинга тревог и событий. Эти основы функционирования аппаратных средств с встроенными программами одинаковы у всех производителей, и имеется очень небольшое пространство для инноваций или прорыва в новых разработках. По этой причине сегодня многие современные компании изменили производство своих контроллеров. Что отличает эти контроллеры? В каждом из них используется прикладное программное обеспечение.
Вследствие ограничений, присущих "зашитым программам" контроллера, реальные инновации в системах безопасности произойдут с использованием прикладного программного обеспечения. Прикладное программное обеспечение является тем клеем, который скрепляет сложную систему и заставляет ее работать. Это оказалось справедливым для всех других областей вычислительной техники и электроники. Как только заменяется технология аппаратных средств, сразу появляется такая технология, которая через использование программного обеспечения позволяет оценить существующие возможности и принести выгоду. Компании, которые продолжают проповедовать важность проектирования системы на базе аппаратных средств, падают все ниже и ниже.
Сравните сложность программируемого оборудования на уровне контроллера со сложностью прикладного программного обеспечения, которое находится на уровне системной интеграции. Объем встроенной программы контроллера, как правило, не превышает 256 килобайт, в то время как хорошо написанное системное решение программного обеспечения содержит легко доступными не менее 256 мегабайт, то есть в 1000 раз больше. Это - не удивительно, поскольку прикладное программное обеспечение - действительно "мозг" системы. Прикладное программное обеспечение должно взаимодействовать с много большим числом ресурсов и технологий, чем это делает оборудование с встроенной программой.
Хорошо написанное прикладное программное обеспечение разрабатывается с использованием современной объектно-ориентированной технологии. Это означает, что многие повторяющиеся строки программы заменятся многократно используемым объектом программного обеспечения, который становится строительным блоком реализации. Благодаря возможности многократного использования объектов сами программы становятся меньшего размера. Хорошо написанная реализация использует также безбрежное море библиотек стандартных объектов, а также последних технологий и доступных вспомогательных программ.